Questions et réponses

1. Inscrivez-vous en ligne en quelques minutes.
2. Votre identifiant de protocole est transmis automatiquement à l'administration de la TVA (SPF Finances) pour validation.
3. Vous recevez un mandat de prélèvement SEPA par e-mail.
4. Une fois le mandat signé, vous recevrez le lien vers votre compte personnel et l'application, où vous pourrez télécharger vos factures et suivre vos remboursements.

1. Veuillez contacter le service d'assistance (info@diplomaticcard.be) pour obtenir le contrat et les tarifs.
2. Une fois le formulaire signé reçu, vous recevrez une confirmation indiquant que le compte Mission a bien été créé, avec les cartes et les utilisateurs autorisés que vous avez demandés.

Diplomatic Card Services Belgium est agréée par le ministère belge des Finances pour récupérer la TVA exonérée auprès des contribuables belges dans le cadre des ventes diplomatiques. Licence n° E.T.122.729.

Les magasins connectés proposent des achats hors TVA au moment de la vente. Vous bénéficiez d'un accès personnel à notre application web ; celle-ci vérifie instantanément le statut diplomatique et, une fois celui-ci validé, le client paie sans TVA.

• Aucune demande de remboursement de TVA n'est acceptée pour les ventes validées.
• Une facture mensuelle indiquant les frais de transaction par vente ; contactez-nous pour connaître le tarif.
• Le certificat électronique sera disponible sur votre Portail commerçant d'ici quelques jours.
• Il n'y a pas d'écritures de contrepartie dans vos comptes.
• Les diplomates dépensent davantage : le fait d'acheter hors TVA augmente leur pouvoir d'achat de 21 %.

Nous proposons également des intégrations avec votre caisse enregistreuse.

Votre carte est créée dès que votre compte est validé : une fois que FPS Finance a validé votre affiliation et que vous avez signé le mandat de prélèvement automatique sur votre compte bancaire. Chaque lundi, nous produisons le lot de nouvelles cartes et vous recevez la vôtre avant la fin de la même semaine, à l'adresse de votre Mission. Votre carte numérique est disponible dans l'application dès que votre compte est actif.

1. Rendez-vous sur clientportal.diplomaticcard.be et cliquez sur « Usage officiel ».
2. Saisissez le numéro de téléphone mobile associé à une carte diplomatique active sur le compte.
3. Saisissez le numéro de cette carte.
4. Saisissez le code SMS à 4 chiffres pour vous connecter.

Plusieurs cartes et numéros de téléphone portable peuvent être associés à un même compte Mission, ce qui permet à plusieurs membres du personnel autorisés de disposer chacun de leur propre accès. Il n'existe pas d'application mobile pour un usage officiel.

Vous avez vendu des biens ou des services à une mission diplomatique ou à un diplomate en poste en Belgique. Ceux-ci bénéficient d'une exonération de TVA en vertu des règles de réciprocité. En tant qu'entreprise agréée, nous déposons la demande de remboursement en leur nom, car ils ne peuvent pas contacter eux-mêmes l'administration fiscale.

1. Vérifiez les données de la facture figurant sur le certificat électronique ci-joint (cases B11 à C5).
2. Veuillez verser le montant de la TVA à Diplomatic Card Services Belgium BV (Kunstlaan 6, Sint-Joost-ten-Node, n° de TVA BE 0650.962.941), IBAN BE46 0689 3190 9036, BIC GKCCBEBB, en indiquant comme référence de paiement « Déclaration n° » / « Demande de remboursement de TVA ».
3. Saisissez le certificat électronique dans votre comptabilité (voir la rubrique « Comptabilité »).

Plus de 550 magasins connectés ; utilisez le filtre « Usage officiel » pour afficher les magasins qui acceptent les cartes Mission.

1. Rendez-vous sur clientportal.diplomaticcard.be et sélectionnez « Usage privé ».
2. Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe » et saisissez votre adresse e-mail enregistrée.
3. Validez votre identité à l'aide de l'e-mail que vous avez reçu, puis créez un mot de passe.
4. Téléchargez l'application Diplomatic Card (App Store / Google Play) et connectez-vous avec les mêmes identifiants.

Le document d'exonération est délivré après validation de la facture par le ministère des Finances. Il constitue la preuve fiscale de l'exonération de TVA à joindre à votre déclaration de TVA.

Plus de 550 magasins connectés dans toute la Belgique, consultables par magasin, catégorie ou ville, ou sur la carte avec l'itinéraire.

Vos fournisseurs vous envoient leurs factures par voie électronique via le réseau Peppol ; une copie est automatiquement transmise à notre plateforme. Nous la faisons valider par le SPF Finances avant la date d'échéance, le fournisseur émet une note de crédit et une nouvelle facture exonérée de TVA, et vous payez 0 % de TVA. Pas de préfinancement, pas de procédure de remboursement.

1. Rendez-vous dans un magasin partenaire muni de votre carte (ou de l'application) et de votre téléphone portable.
2. Avant de payer, remettez votre carte au caissier.
3. Vous recevez un code à 4 chiffres par SMS ; le caissier le saisit avec les détails de l'achat dans notre application « VAT-Free ».
4. Si vous êtes exonéré pour cet achat, la transaction est validée.
5. Vous payez immédiatement, hors TVA.

1. Accédez à la plateforme « Check ».
2. Saisissez le numéro d'immatriculation de votre entreprise (qui figure également en haut de la demande de remboursement).
3. Saisissez le code de vérification figurant sur la déclaration (commençant par « DCC », sensible à la casse, points compris ; copiez-collez-le).
4. Téléchargez le certificat électronique et la facture.

Pour les magasins qui ne sont pas raccordés au système, demandez une facture TTC établie au nom et à l'adresse du titulaire du compte principal.

1. Téléchargez la facture dans l'application ou sur le Portail client (format PDF, JPG ou PNG).
2. Nous le traitons et le transmettons à l'administration de la TVA pour validation.
3. Une fois la validation effectuée, le FPS Finance délivre un certificat électronique ; en fin de semaine, nous envoyons la demande de remboursement au magasin.
4. Le magasin dispose d'un délai légal de deux mois pour nous rembourser la TVA.
5. Nous vous remboursons à la fin du mois au cours duquel le magasin effectue le remboursement (formule PRIME) ou au bout de 6 mois minimum (formule Basic).

Pour les achats effectués auprès de fournisseurs non affiliés, demandez une facture TTC établie au nom et à l'adresse de la Mission.

1. Envoyez la facture via le portail « Official Use », via Peppol ou par e-mail à l'adresse info@diplomaticcard.be.
2. Nous le traitons et le transmettons au SPF Finances pour validation.
3. Une fois la validation effectuée, un certificat électronique est délivré et, à la fin de la semaine, nous envoyons une demande de remboursement au fournisseur.
4. Le fournisseur dispose d'un délai légal de deux mois pour rembourser la TVA.
5. Nous remboursons la Mission à la fin du mois au cours duquel le fournisseur effectue le remboursement (PRIME) ou dans un délai de 6 mois (Basic).

Vente initiale avec TVA : cases 01/02/03 (montant imposable) et 54 (TVA due). À la réception du certificat électronique et du remboursement de la TVA :

• Annulation totale de la facture initiale : case 49 (montant imposable) et case 64 (TVA à récupérer) ; nouvelle facture sans TVA dans la case 47.
• Modification de la facture initiale : case 64 (TVA à récupérer).

Exemple : vente de 500 € + 105 € de TVA ; cases 01 à 03 +500, 54 +105 ; après émission du certificat électronique, soit 49 −500 / 64 −105 / 47 +500, soit uniquement 64 −105. Le document rectifié doit faire référence à la facture d'origine et mentionner « Exonération de TVA : article 42, § 3 du Code de la TVA ».

Une facture en bonne et due forme (les tickets ou bons de commande ne sont pas acceptés) comportant :

• Un numéro de facture unique et la date d'achat
• Votre nom complet (même si c'est votre conjoint qui a effectué l'achat) et votre adresse personnelle
• Coordonnées du commerçant : nom, adresse, numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse e-mail
• Description des produits ou services
• Montant hors TVA, montant TTC et taux de TVA

Les mentions manuscrites sur une facture imprimée ne sont pas autorisées, pas même une correction d'adresse. La facture doit être soit entièrement imprimée, soit entièrement manuscrite.

Toutes. Il existe 28 catégories de dépenses relevant de l’usage officiel. Vous n’avez pas besoin de savoir quelles factures sont éligibles : nous les filtrons et les acheminons une à une (certificat électronique ou formulaire C-151).

Cela n'implique aucune modification de votre processus. Enregistrez le numéro d'entreprise de Mission dans votre système de facturation électronique et, en plus de votre facture habituelle, envoyez la facture TTC via Peppol à ce numéro. Une fois la validation effectuée, vous émettez une note de crédit et une nouvelle facture hors TVA, et vous êtes payé hors TVA au lieu de devoir traiter un remboursement ultérieurement.

Vos premières transactions sont validées à partir du 1er jour du mois suivant votre abonnement (période de transition de 2 mois si vous avez changé de fournisseur).

• PRIME : à la fin de chaque semaine, nous envoyons toutes les factures traitées aux commerçants et aux fournisseurs. Ceux-ci disposent d'un délai légal de deux mois pour régler la TVA. Nous vous versons le montant dû à la fin du mois au cours duquel nous recevons le paiement du commerçant.
• Condition de base : 6 mois après le remboursement effectué par le magasin, conformément à la législation ; ce délai peut aller jusqu'à 12 mois après l'achat.

Des retards peuvent survenir lorsqu'un commerçant se montre réticent à vous rembourser. Nous continuons à faire pression jusqu'à ce que vous soyez remboursé.

• Achats effectués dans un autre État membre de l'UE.
• En Belgique, partout où le certificat électronique n’est pas autorisé : les travaux et la surveillance des bâtiments officiels et des biens devenant immeubles d’une valeur supérieure à 2 500 € hors TVA ; les véhicules à moteur ; les nouveaux bâtiments publics et les travaux immobiliers d’un montant supérieur à 2 500 €, hors TVA ; les fournitures continues d’eau, de gaz, d’électricité, de télécommunications et de télévision par câble ; les événements officiels, les denrées alimentaires, les boissons, la restauration et le service traiteur ; les biens qui ne sont pas manifestement destinés à un usage officiel ; les charges communes des bâtiments publics ; les consulats honoraires ; les produits soumis à accise (alcool, tabac, carburant).

Pour les achats effectués dans un autre État membre de l'UE et pour l'achat d'une voiture à usage privé.

1. Remplissez le formulaire C-151, contresigné et tamponné par votre organisation, en deux exemplaires, imprimés recto verso.
2. Veuillez joindre une copie de la facture.
3. Envoyez les deux certificats ainsi que la facture originale à l'Administration générale des impôts de Belgique (adresse indiquée sur le certificat, boîte postale 25).
4. Une fois validé, envoyez le formulaire C-151 validé accompagné de la facture au magasin, qui vous remboursera directement la TVA.
5. Vous êtes fournisseur aux Pays-Bas ? Veuillez envoyer le certificat validé à Belastingdienst Haaglanden – CB/IFB, Prinses Beatrixlaan 512, NL-2595 BL La Haye.

Vous n'avez plus besoin de remplir le formulaire : transmettez-nous la facture et notre plateforme remplit automatiquement le formulaire C-151, sans frais.

1. Téléchargez le formulaire C-151 prérempli depuis votre portail ; imprimez-le en recto-verso en deux exemplaires.
2. Signez-le et apposez-y votre cachet, joignez une copie de la facture, puis envoyez le tout à l'Administration générale des impôts de Belgique (adresse indiquée sur l'attestation).
3. Renvoyez-nous le formulaire C-151 validé et nous nous chargerons de récupérer la TVA auprès du fournisseur pour vous.
4. Vous êtes fournisseur aux Pays-Bas ? Veuillez envoyer le certificat validé à Belastingdienst Haaglanden – CB/IFB, Prinses Beatrixlaan 512, NL-2595 BL La Haye.

Oui, et c'est transparent. Tous les taux s'appliquent au montant total de la facture, TVA comprise.

• Formule de base : 45 € de frais annuels (pour maintenir votre compte actif dans les systèmes du SPF Finances), 5 % par transaction exonérée de TVA (0 %), remboursement de la TVA (0 €) versé au bout de 6 mois minimum.
• PRIME : 45 € de frais annuels, 1,5 % par transaction exonérée de TVA (min. 4,50 €), 2,95 % par remboursement de TVA, payable à la fin du mois au cours duquel le commerçant rembourse la TVA, plus les réductions et les offres spéciales PRIME.

Le service « Official Use » propose deux tarifs dans le cadre du contrat « Basic » ou « PRIME » de votre mission, facturés par facture traitée : le tarif « E-Certificate » pour les factures hors TVA et le tarif « C-151 » pour les remboursements. La facturation électronique via Peppol est quant à elle gratuite : aucun frais d’installation ni d’abonnement n’est facturé, et les factures Peppol sont traitées selon ces mêmes tarifs. Notre service d’assistance vous aide à déterminer la formule qui vous convient, sans engagement.

L'autorisation que vous accordez à Diplomatic Card Services de prélever le montant de nos prestations sur votre compte bancaire en euros. Chaque prélèvement automatique vous est notifié par e-mail, accompagné de notre facture.

Dans un délai de 10 jours ouvrés, à l'adresse de votre mission. Ces cartes permettent d'effectuer des achats hors TVA (0 %) dans les magasins participants et donnent accès au portail « Usage officiel ».

Oui, à condition que votre banque prenne en charge le prélèvement SEPA. Nous vérifions le numéro de compte lors de l'inscription.

1. Envoyez un e-mail à votre fournisseur actuel pour lui signifier la résiliation du contrat, en nous mettant en copie.
2. Inscrivez-vous avec Diplomatic Card.
3. Envoyez-nous vos nouvelles factures.

Le service financier du FPS prévoit une période de transition de deux mois avant que les nouvelles factures ne soient validées.

Il n'y a ni frais de connexion ni frais d'abonnement ; des frais de transaction s'appliquent pour chaque vente hors TVA. Contactez le service d'assistance pour connaître les conditions du contrat et le tarif applicable à votre boutique.

Oui. Les membres de votre famille inscrits au Protocole, titulaires d'une carte d'identité du ministère des Affaires étrangères, âgés de plus de 18 ans et n'ayant pas la nationalité belge, bénéficient de votre privilège.

• 0 % hors TVA en magasin : nous délivrons une carte diplomatique supplémentaire liée à leur numéro de téléphone portable.
• Remboursement de la TVA : ils exigent une facture en bonne et due forme établie au nom du diplomate.

Veuillez confirmer les modifications (adresse, coordonnées, compte bancaire, numéros de téléphone portable, cartes, utilisateurs autorisés) par e-mail à l'adresse info@diplomaticcard.be.

Non. Les transactions sont enregistrées dans notre application web depuis n'importe quel navigateur ou tablette. Des intégrations avec des caisses enregistreuses sont disponibles sur demande.

1. Envoyez un e-mail à votre fournisseur actuel pour lui signifier la résiliation du contrat, en nous mettant en copie.
2. Inscrivez-vous avec Diplomatic Card.
3. Envoyez-nous vos nouvelles factures.

Le service financier du FPS prévoit une période de transition de deux mois avant que les nouvelles factures ne soient validées.

Contactez le service d'assistance pour bloquer ou débloquer une carte Mission.

Veuillez confirmer vos nouvelles coordonnées (adresse, coordonnées, compte bancaire) par e-mail à l'adresse info@diplomaticcard.be. Votre profil est conservé dans un fichier clients sécurisé.

Au plus tard à la fin du mois suivant celui de la validation définitive de la vente (point 10 de la publication au Journal officiel).

1. Rendez-vous dans un magasin partenaire muni de votre carte Mission et de votre téléphone portable associé.
2. Remettez la carte au caissier avant de payer.
3. Un code à 4 chiffres est envoyé par SMS ; le caissier le saisit dans notre application « TVA exonérée ».
4. Si la Mission bénéficie d'une exonération pour cet achat, la transaction est validée et vous payez 0 % de TVA.

Oui : la publication au Journal officiel du 21 janvier 2019, complétée et modifiée le 21 février 2020, toutes deux disponibles sur Fisconet.

1. Connectez-vous au Portail client ou à l'application.
2. Rendez-vous dans la rubrique « Informations complémentaires », où figurent vos cartes actives.
3. Cliquez sur le bouton rouge situé à côté de la carte pour la bloquer.
4. Pour débloquer votre compte, contactez le service d'assistance.

Les prestataires de services (nettoyage, jardinage, traducteurs, commandes en ligne) utilisent un code AR : communiquez-leur votre numéro de carte ; ils nous envoient une facture pro forma ; après validation, nous leur renvoyons un code AR et vous recevez une facture hors TVA. Ces prestataires sont signalés par la mention « code AR » dans la liste des magasins.

Un récapitulatif par e-mail de tous les achats validés effectués dans votre magasin et donnant droit à un remboursement de la TVA, indiquant les codes de vérification dont vous avez besoin pour télécharger les certificats électroniques.

Non. C'est facultatif et progressif : c'est vous qui choisissez par quels fournisseurs commencer et à quel rythme. Les factures des autres fournisseurs continuent d'être traitées comme aujourd'hui.

Oui, en exclusivité sur MediaMarkt.be, la première boutique en ligne sans TVA (0 %) en Belgique. Connectez-vous à votre compte « Diplomatic Card » et faites vos achats sans TVA depuis chez vous.

Une organisation ne peut désigner qu'un seul opérateur Peppol à la fois. Nous pouvons transférer les documents entrants vers un autre système si votre mission en a besoin.

Une facture est obligatoire (art. 53, § 2, du Code de la TVA ; arrêté royal n° 1) ; les reçus, bons de commande ou devis ne suffisent pas. Tant qu’aucun document d’exonération n’a été établi, il n’existe aucune base légale permettant de facturer sans TVA ; c’est d’ailleurs la facture qui détermine si l’exonération s’applique (art. 42, § 3). Une fois le certificat électronique délivré, vous devez procéder à une correction au moyen d’une note de crédit ou en annulant la facture initiale pour en établir une nouvelle sans TVA.

Peppol est un service gratuit : il n'y a ni frais d'installation ni frais d'abonnement. Chaque facture est traitée au tarif « E-Certificate » ou « C-151 » prévu dans le contrat Basic ou PRIME de votre mission, exactement comme les factures reçues par tout autre moyen. Le remplissage du formulaire C-151 est inclus.

Corrigez rétroactivement le chiffre d'affaires exonéré dans une déclaration ultérieure. Conservez ensemble dans votre comptabilité la note de crédit, la facture hors TVA et le certificat électronique.

• Application : appuyez sur l'icône de l'appareil photo, prenez une photo de la facture ou ajoutez un fichier, assurez-vous que tout est lisible, puis appuyez sur « Enregistrer la transaction ».
• Portail client : « + Ajouter une nouvelle déclaration de TVA », importer un fichier au format PDF, JPG, JPEG ou PNG.

Évitez les photos en très haute résolution : le fichier devient trop lourd à télécharger.

Une facture en bonne et due forme (les billets, les devis ou les bons de commande ne sont pas acceptés) comportant :

• Un numéro de facture unique et la date d'achat
• Le nom complet et l'adresse de la mission
• Coordonnées du commerçant : nom, adresse, numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse e-mail
• Description des produits ou services
• Montant hors TVA, montant TTC et taux de TVA

Les mentions manuscrites sur une facture imprimée ne sont pas autorisées. La facture doit être soit entièrement imprimée, soit entièrement manuscrite.

Non. La réception de demandes Peppol émanant des missions ne nécessite aucune affiliation à notre plateforme.

Dans l'application ou sur votre Portail client, en temps réel pour chaque transaction.

• Condition de base : dans les 6 mois suivant le remboursement par le fournisseur.
• PRIME / Extra : à la fin de chaque semaine, nous envoyons toutes les factures traitées à vos fournisseurs. Ceux-ci disposent d'un délai légal de deux mois pour vous rembourser la TVA. Nous vous versons le montant de votre mission à la fin du mois au cours duquel nous recevons le paiement du fournisseur, et nous continuons à relancer ce dernier jusqu'à ce que vous soyez remboursé.

Avec Peppol, la TVA n'est jamais facturée au départ ; il n'y a donc rien à rembourser.

Notre service d'assistance se fera un plaisir de vous aider par téléphone ou par e-mail, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

1. État initial : facture téléchargée et prête à être traitée.
2. Traitement : facture vérifiée par Diplomatic Card.
3. En attente d'approbation : transmis au SPF Finances pour validation.
4. Approuvé : validation positive reçue.
5. Refusé : rejeté ; la raison figure dans la rubrique « Historique de validation ».
6. Remboursement en attente : demande de remboursement envoyée au magasin ; nous attendons le paiement.
7. Remboursement : la TVA a été versée sur votre compte (les virements bancaires peuvent prendre quelques jours).
8. Archivé : n'a pas pu être traité ; la raison figure dans la rubrique « Historique de validation ».

1. État initial : facture téléchargée et prête à être traitée.
2. Traitement : facture vérifiée par Diplomatic Card.
3. En attente d'approbation : transmis au SPF Finances pour validation.
4. Approuvé : validation positive reçue.
5. Refusé : rejeté ; la raison figure dans la rubrique « Historique de validation ».
6. Remboursement en attente : demande de remboursement envoyée au magasin ; nous attendons le paiement.
7. Remboursement : la TVA a été versée sur votre compte (les virements bancaires peuvent prendre quelques jours).
8. Archivé : n'a pas pu être traité ; la raison figure dans la rubrique « Historique de validation ».

Les biens mobiliers destinés à votre usage personnel et à celui des membres de votre famille inscrits. Sont exclus les biens devenus immobiliers, les services de toute nature, ainsi que les denrées alimentaires et les boissons.

Montant minimum de 125 € HT par facture (151,25 € à 21 %, 132,50 € à 6 %). Votre droit à cet avantage dépend des règles de réciprocité fixées par l'administration belge de la TVA ; veuillez vous renseigner auprès de votre service du protocole.

Les catégories exonérées sont répertoriées dans la publication de l'administration belge de la TVA (Moniteur belge). Nous vérifions chaque facture pour vous.

Montant minimum de 125 € HT par facture. Les privilèges dépendent des règles de réciprocité et peuvent varier selon les missions ; veuillez vous renseigner auprès de votre service du protocole.

Si un élément est encore susceptible de modifier le résultat, nous vous enverrons par e-mail les mesures à prendre. Pour en connaître la raison par vous-même :

1. Application : Déclarations → ouvrez la transaction archivée → appuyez sur « Archivé » pour consulter le motif.
2. Portail : Transactions → filtrer par statut → ouvrir la transaction → « Motif d'archivage ».
3. Vous disposez d'un nouveau document ou d'informations supplémentaires ? Ajoutez une nouvelle déclaration et ne renvoyez pas la facture refusée.

1. Portail : Transactions → filtrer par statut → ouvrir la transaction → « Motif d'archivage ».
2. Vous disposez d'un nouveau document ou d'informations supplémentaires ? Ajoutez une nouvelle déclaration et ne renvoyez pas la facture refusée.

Les achats effectués dans un autre État membre de l'UE sont soumis à la procédure du certificat 151 (voir la rubrique « Procédure C-151 »). Nous ne traitons pas ces remboursements nous-mêmes ; veuillez contacter le service d'assistance pour obtenir des instructions.

Cela permet de maintenir votre compte actif dans les systèmes du SPF Finances, afin que chaque achat puisse être validé. Cela s'applique aussi bien à la formule Basic qu'à la formule PRIME.

Notre service d'assistance se fera un plaisir de vous aider par téléphone, par e-mail ou directement dans votre Mission, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

Notre service d'assistance se fera un plaisir de vous aider par téléphone, par e-mail ou directement dans votre Mission, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.