La facturation électronique Peppol à usage officiel est désormais disponible sur votre compte « Carte diplomatique ».
Les fournisseurs envoient leurs factures électroniques via Peppol. Chaque facture est validée pour l'exonération de TVA avant sa date d'échéance : vous payez sans TVA, aucun remboursement n'est nécessaire.
Votre fournisseur vous facture hors TVA dès que FPS Finance a validé l'exonération.
Pas de copies, pas d'e-mails, pas d'attente pour le remboursement. La facture nous parvient automatiquement.
Inclus dans les formules Basic et PRIME ; chaque facture est traitée selon votre tarif habituel. Commencez par un fournisseur, et conservez les autres comme aujourd'hui.
Votre fournisseur vous envoie une facture avec TVA.
Vous payez le montant total, TVA comprise.
Vous nous transmettez la facture, à nous, votre entreprise agréée.
Nous le vérifions et le transmettons via la plateforme VATVEE de FPS Finance, qui délivre un certificat électronique à votre fournisseur.
Votre fournisseur nous rembourse la TVA et la récupère auprès du Trésor public au moyen d'une note de crédit.
Nous vous remboursons la TVA.
Votre fournisseur envoie la facture via Peppol. Nous en recevons automatiquement une copie.
Une fois la validation effectuée, votre fournisseur émet une note de crédit et une nouvelle facture exonérée de TVA.
Vous réglez cette facture hors TVA.
Cela permet également de résoudre un problème récurrent : celui des fournisseurs qui tardent à rembourser, voire qui ne le font jamais. La TVA qui n'est jamais facturée n'a donc pas besoin d'être récupérée.
Copiez la facture papier ou au format PDF et envoyez-la-nous par e-mail. Une par une, pour chaque fournisseur.
Dès que votre fournisseur émet la facture électronique, une copie est transmise à notre plateforme. Pas besoin de la copier ni de l'envoyer par e-mail.
Lorsque les conditions sont remplies, nous traitons votre demande en vue de l'obtention d'un certificat électronique. Si un formulaire C151 est requis, nous le préremplissons pour que vous puissiez l'imprimer, le signer et l'envoyer au Service public fédéral Finances.
La facturation électronique n'est pas obligatoire pour les missions diplomatiques et les ambassades. Elle reste un choix facultatif pour chaque client « Usage officiel » ; nous nous contentons de proposer cette option.
Ce n'est pas tout ou rien. C'est vous qui décidez avec quels fournisseurs commencer et à quel rythme vous souhaitez tester le service. Les autres fournisseurs continueront d'être gérés comme aujourd'hui.
La facture doit mentionner la TVA pour que le FPS Finance puisse la valider. Votre fournisseur émet alors une note de crédit et une nouvelle facture exonérée de TVA.
Via Peppol, ou simplement en envoyant une copie à info@diplomaticcard.be. Nous filtrons toutes les factures afin que vous n'en manquiez aucune qui soit éligible.
Demandez à votre fournisseur de vous établir une facture Peppol, TVA comprise, à l'ordre du numéro d'entreprise de votre mission.
La facture arrive dans votre boîte de réception Peppol et est soumise à validation, après avoir été approuvée en interne si vous avez activé cette option.
La fonction FPS Finance renvoie un code de validation qui permet de générer le certificat électronique destiné à votre fournisseur.
Nous demandons immédiatement à votre fournisseur une note de crédit et une nouvelle facture sans TVA.
Pas de préfinancement, pas de procédure de remboursement, pas de relances.
Pas de frais Peppol : chaque facture est traitée au tarif « E-Certificate » ou « C151 » prévu dans votre contrat, exactement comme les factures reçues par tout autre moyen.
Seuil minimum de TVA : les factures d'un montant inférieur à ce seuil ne sont pas déclarées.
Étape de validation : aucune demande n'est transmise au SPF Finances tant qu'elle n'a pas été validée par un utilisateur autorisé.
Un accès individuel pour chaque membre du personnel, avec des restrictions sur demande.
Avec un délai de paiement de 14 ou 30 jours, la validation est effectuée dans les délais et la TVA n'est jamais facturée.
L'exclusion s'applique d'emblée ; ainsi, les fournisseurs lents ou injoignables ne constituent plus un problème pour vous.
Aucune affiliation à notre plateforme n'est requise de la part du fournisseur.
Lorsqu'un formulaire C151 est requis, nous le remplissons au préalable ; il ne vous reste plus qu'à l'imprimer, à le signer et à le transmettre. Nous nous chargeons également de la récupération de la TVA.
Chaque facture fait l'objet d'un suivi depuis sa réception jusqu'à son règlement dans votre compte en ligne.
Indiquez-nous votre mission, le seuil minimum de TVA et précisez si une autorisation interne est nécessaire. Nous activons la boîte de réception et vous guidons pas à pas lors d'un bref appel.
Il vous suffit d'envoyer un e-mail à info@diplomaticcard.be en indiquant votre seuil de TVA et votre mode de validation préféré ; nous activerons alors la boîte de réception Peppol sur votre compte.
Le numéro d'entreprise de votre mission correspond à son identifiant Peppol, c'est-à-dire le numéro que vous communiquez à vos fournisseurs. Vérifiez-le sur le site web de la KBO/BCE.
Nous mettons à votre disposition un modèle de lettre prêt à l'emploi que vous pouvez adapter. Veuillez nous mettre en copie afin que nous puissions faire le point ensemble sur les fournisseurs qui ont été contactés.
Pas de frais Peppol, facultatif et réversible. Deux minutes suffisent pour le remplir.
Enregistrez le numéro d'entreprise de votre Mission dans son système de facturation électronique et envoyez chaque facture via Peppol à ce numéro. Rien d'autre ne change.
Vos fournisseurs n'ont pas besoin d'avoir de compte chez nous. Envoyez-leur la notification destinée aux fournisseurs ci-dessus ou invitez-les à consulter notre page dédiée aux revendeurs.
Peppol pour les fournisseurs →Saisissez le nom du pays que représente votre mission pour afficher la liste des organisations qui y sont enregistrées, avec leur numéro d'entreprise tel que publié par le KBO/BCE.
Commencez à taper pour effectuer une recherche dans la liste. Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Envoyez un e-mail à info@diplomaticcard.be et nous nous chargerons de le rechercher pour vous.
Une fois votre boîte de réception Peppol activée, communiquez à vos fournisseurs votre numéro d'entreprise précédé du préfixe BE, par exemple BE 0123.456.789. C'est cet identifiant qu'ils devront saisir dans leur logiciel de facturation électronique.
Outre la facturation électronique, plus de 550 magasins connectés en Belgique vous permettent d'acheter sur place hors TVA, sans aucune démarche de remboursement : MediaMarkt, Krëfel, Inno, Chanel, Dior, Tiffany et bien d'autres encore.
Rendez-vous sur clientportal.diplomaticcard.be.
Cliquez sur « Usage officiel ».
Saisissez le numéro de téléphone mobile associé à une carte diplomatique active sur le compte.
Saisissez le numéro de cette carte.
Saisissez le code SMS à 4 chiffres. Vous êtes connecté(e).
Plusieurs cartes et numéros de téléphone portable peuvent être associés à un même compte Mission, ce qui permet à chaque membre du personnel autorisé de disposer de son propre accès.
Non. Une organisation ne peut désigner qu'un seul opérateur Peppol à la fois. Nous pouvons toutefois transférer les documents entrants vers un autre système si nécessaire.
Oui. L'exonération s'applique à partir de 125 € de marchandises par facture, hors TVA. Vous pouvez également définir un seuil minimum de TVA en dessous duquel les factures ne sont pas transmises.
Non. Cette exonération s'applique conformément aux règles habituelles de réciprocité et certaines catégories en sont exclues. Nous examinons chaque facture et identifions celles qui sont éligibles.
Non. C'est vous qui choisissez avec quels fournisseurs commencer et à quel rythme. Tout le reste reste inchangé.
Peppol est entièrement gratuit : il n'y a ni frais d'installation ni frais d'abonnement. Chaque facture est traitée au tarif « E-Certificate » ou « C151 » prévu dans votre contrat Basic ou PRIME, exactement comme les factures reçues par tout autre moyen. Le remplissage du formulaire C151 est inclus.
Oui. L'exonération repose sur l'article 42, § 3, du Code de la TVA belge ; la validation s'effectue via la plateforme VATVEE du SPF Finances. Diplomatic Card Services Belgium est agréée par le SPF Finances (E.T.122.729).
Je me ferai un plaisir de vous présenter ce service sans engagement, dans vos locaux ou par visioconférence. Vous pouvez également commencer par le tester avec quelques fournisseurs.
