La facturation électronique Peppol à usage officiel est désormais disponible sur votre compte « Carte diplomatique ».
Peppol est un réseau sécurisé par lequel vos fournisseurs vous envoient leurs factures par voie électronique. Pour les comptes « à usage officiel », les factures sont validées en vue de l’exonération de TVA avant leur date d’échéance ; ainsi, dans la plupart des cas, vous ne payez pas de TVA et la procédure de remboursement n’est plus nécessaire.
Votre fournisseur vous envoie une facture avec TVA.
Vous payez le montant total, TVA comprise.
Vous nous transmettez la facture en tant qu'entreprise agréée.
Nous le vérifions et le soumettons pour validation via la plateforme VATVEE du SPF Finances, qui génère un certificat électronique pour votre fournisseur.
Votre fournisseur nous rembourse la TVA et la récupère auprès du Trésor public au moyen d'une note de crédit.
Nous vous remboursons la TVA.
Votre fournisseur vous envoie la facture par voie électronique, via Peppol. Une copie nous est automatiquement transmise.
Une fois la validation effectuée, votre fournisseur émet une note de crédit et une nouvelle facture exonérée de TVA.
Vous réglez cette facture hors TVA.
Cela permet également de résoudre un problème récurrent en matière de recouvrement de la TVA : les fournisseurs qui tardent à rembourser, voire qui ne le font pas du tout. Si la TVA n'est jamais facturée, elle n'a pas à être recouvrée.
Prenez la facture au format papier ou PDF, faites-en une copie, puis envoyez-la-nous par e-mail pour traitement, une par une, pour chaque fournisseur.
Une copie de la facture électronique est automatiquement transmise à notre plateforme pour traitement dès que votre fournisseur l'émet. Finies les copies papier, finis les e-mails.
Lorsque la demande est éligible, nous la traitons en vue de l'obtention d'un certificat électronique. Si elle doit plutôt passer par le formulaire C151, nous le remplissons automatiquement : il vous suffit de télécharger le formulaire prérempli, de l'imprimer, de le signer et de l'envoyer au SPF Finances.
L'utilisation de la facturation électronique n'est pas obligatoire pour les missions et les ambassades. Elle reste un choix, fait de manière volontaire par chaque utilisateur officiel. En tant qu'entreprise accréditée, nous nous contentons de proposer cette option à nos clients « à usage officiel ».
Ce n'est pas tout ou rien. C'est vous qui décidez avec quels fournisseurs commencer et à quel rythme vous souhaitez tester le service. Les autres fournisseurs continueront d'être gérés comme aujourd'hui.
La facture doit mentionner la TVA afin de pouvoir être validée par le SPF Finances. Une fois validée, le fournisseur émet une note de crédit et une nouvelle facture exonérée de TVA, que vous réglez directement sans TVA.
Via Peppol, ou simplement en envoyant une copie à info@diplomaticcard.be. Nous filtrons toutes vos factures pour vous, afin que vous n’en manquiez aucune éligible. C’est à nous de déterminer lesquelles, parmi les 28 catégories de dépenses, sont éligibles.
Demandez à votre fournisseur de vous envoyer une facture TTC via Peppol, en indiquant le numéro d'identification de la Mission.
La facture arrive dans votre boîte de réception Peppol et est transmise pour validation. Si la procédure d'approbation interne est activée, elle ne sera validée qu'après avoir été approuvée par un utilisateur autorisé.
La fonction FPS Finance renvoie un code de validation qui permet de générer le certificat électronique destiné à votre fournisseur.
Nous demandons immédiatement au fournisseur d'émettre un avoir et une nouvelle facture sans TVA.
Pas de préfinancement, pas de procédure de remboursement, pas de relances.
Le service de facturation électronique Peppol est en soi gratuit. Les factures traitées via Peppol sont couvertes par les tarifs « E-Certificate » et « C151 » de votre contrat Basic ou PRIME auprès de votre Mission, sans frais supplémentaires.
Il est possible de fixer un seuil minimal de TVA, en dessous duquel les factures ne sont pas transmises au SPF Finances.
La soumission automatique peut être désactivée ; ainsi, aucune information n'est transmise à FPS Finance tant qu'un utilisateur autorisé n'a pas cliqué sur « Approuver pour envoyer ».
Plusieurs membres du personnel habilités peuvent disposer chacun de leur propre accès, avec des restrictions spécifiques configurées sur demande.
Pour les factures dont le délai de paiement est supérieur à 5 jours ouvrés (14 ou 30 jours, par exemple), la validation peut être effectuée avant l'expiration de ce délai, de sorte que la TVA n'est jamais facturée.
Comme l'exonération est appliquée dès le départ, le risque lié au recouvrement auprès de fournisseurs qui paient tardivement ou qui sont injoignables disparaît en grande partie.
Pour recevoir des factures hors TVA, il n'est pas nécessaire que vos fournisseurs soient affiliés à notre plateforme.
Pour les factures qui le nécessitent, le système génère gratuitement le formulaire C151. Il vous suffit de l'imprimer, de le signer, de l'apposer votre cachet et de le transmettre au SPF Finances. Renvoyez-nous les formulaires C151 approuvés et nous nous chargerons également de récupérer cette TVA.
Chaque facture fait l'objet d'un suivi numérique, de sa réception à son règlement en passant par sa validation : un suivi continu, accessible depuis votre espace client en ligne.
Confirmez-nous par e-mail que votre mission souhaite activer sa boîte de réception Peppol, que ce soit pour utiliser le service ou simplement pour le tester. Indiquez-nous votre seuil de TVA minimum et précisez-nous si une autorisation interne est nécessaire. Nous vous guiderons ensuite à travers les différentes étapes lors d'un bref appel téléphonique.
Il vous suffit d'envoyer un e-mail à info@diplomaticcard.be en indiquant votre seuil de TVA et votre mode de validation préféré. Nous activerons alors la boîte de réception Peppol sur votre compte « Usage officiel ».
Le numéro d'entreprise de votre Mission correspond à votre numéro d'identification Peppol officiel, que vous communiquez à vos fournisseurs. Il peut être vérifié sur le site officiel de la KBO/BCE.
Nous mettons à votre disposition un modèle de lettre prêt à l'emploi que vous pouvez adapter à votre guise. N'hésitez pas à nous mettre en copie si vous le souhaitez, afin que nous puissions faire le point ensemble sur les fournisseurs qui ont été contactés.
Enregistrez le numéro d'identification de Save the Mission dans leur système de facturation électronique et, en plus de leur facture habituelle, envoyez-la également via Peppol à ce même numéro. Aucun autre changement n'est nécessaire dans leur processus.
Outre la facturation électronique, notre réseau de plus de 600 magasins affiliés en Belgique vous permet d'effectuer vos achats directement hors TVA, sans avoir à demander le remboursement de la TVA par la suite. Ce réseau comprend de grandes marques telles que MediaMarkt, Krëfel, Inno, Chanel, Dior et Tiffany.
Accédez au site clientportal.diplomaticcard.be
Cliquez sur « Usage officiel »
Saisissez le numéro de téléphone mobile associé à une carte diplomatique active sur le compte
Saisissez le numéro de cette carte active
Saisissez le code à 4 chiffres qui vous a été envoyé par SMS. Vous êtes connecté(e).
Plusieurs cartes et numéros de téléphone portable peuvent être associés à un même compte de la Mission, ce qui permet à plusieurs membres du personnel autorisés de disposer de leur propre accès. Le compte reste enregistré au nom de la Mission en tant qu'institution.
Non. Une organisation ne peut désigner qu'un seul opérateur Peppol à la fois ; l'activation de notre service implique donc qu'aucun autre opérateur ne peut être désigné simultanément. Nous pouvons toutefois transférer les documents entrants vers un autre système si votre mission en a besoin.
Oui. Pour bénéficier de cette exonération, la valeur des marchandises par facture doit être d’au moins 125 € hors TVA. Cette règle s’applique aussi bien à l’usage professionnel qu’à l’usage privé. Par ailleurs, vous pouvez définir votre propre seuil minimum de TVA en dessous duquel les factures ne sont tout simplement pas transmises.
Non. Cette exonération est soumise aux principes habituels de réciprocité applicables aux relations diplomatiques, consulaires et internationales, et certaines catégories en sont exclues. Nous examinons chaque facture que vous nous envoyez et déterminons celles qui sont éligibles.
Non. C'est vous qui choisissez avec quels fournisseurs commencer et à quel rythme. Tout le reste se déroule comme aujourd'hui.
Pas de frais supplémentaires. La facturation électronique via Peppol est gratuite : les factures traitées via Peppol sont incluses dans les tarifs « E-Certificate » et « C151 » de votre contrat Basic ou PRIME, sans frais supplémentaires. La génération du formulaire C151 est également gratuite.
Oui. L'exonération de TVA repose sur l'article 42, § 3, du Code de la TVA belge, et la validation s'effectue via la plateforme VATVEE du SPF Finances. Diplomatic Card Services Belgium est une société agréée par le SPF Finances.
Nous serons ravis de vous présenter ce service plus en détail, sans aucun engagement de votre part, soit dans vos locaux, soit par téléphone. Et si vous préférez commencer par le tester avec quelques fournisseurs, c'est tout à fait possible.
